Travel Team Logotyp

10 tips för en lyckad kongress

Minutiös planering, pålitliga system och breda kontaktnät – vi listar våra bästa tips för att lyckas med ditt nästa stora möte.

1. Tänk på helhetsupplevelsen

Varje enskild detalj i en kongress är väldig för att pusslet ska gå ihop. Det är dock helheten som deltagaren kommer ihåg. Därför är det väldigt viktigt att mål och syfte genomsyrar hela mötet.

2. Ta hjälp av en kongressarrangör

En PCO tar hand om alla detaljer i mötet. Allt ifrån projektledning, anmälningar, rapporter, fakturering, budget, inköp underleverantörer, kundsupport mm. Värt varenda krona för dig som arrangör.

3. Börja din planering i god tid

Bokar du lokaler, bjuder in gäster och startar planeringen i god tid har du bättre förutsättningar att erbjuda en bra produkt och få fler deltagare.

4. Hitta rätt lokaler för ert möte

Viktigt att lokalerna är anpassade eller anpassningsbara för just ert syfte. Rätt storlek, rätt utrustning och rätt antal mötesrum är en förutsättning för att din gäst ska trivas.

5.Resor och logistik

Om du kan välja destination är det alltid en fördel att resan dit är enkel. Goda kommunikationer gör det lätt för deltagaren att vara med.

6. Rätt längd och tidpunkt för mötet

Se till att ditt möte inte krockar med något konkurrerande event, helgdag eller annan tidpunkt som gör att deltagaren inte kan komma.

7. Teknik och teknikstöd

ITa hjälp av proffs när det gäller teknik och produktion. Tekniken sätter upplevelsen och är avgörande för det som sker på scen.

8. Skapa checklistor

Inget får tappas bort. Skapa checklista och håll löpande koll på mötes alla delar. Detta gör annars den kongressbyrå du anlitar.

9. Vem är gästen?

Ibland måste miljö och måltider anpassas efter kongressens deltagare. Internationella gäster har ofta andra behov vad gäller mat/dryck. Även behov av tolk kan förekomma.

10. Träffas miljösmart

Många anläggningar jobbar idag med miljömärkning. Nu finns även möjligheten att miljöcertifiera hela ditt möte. Ett bra sätt att även locka miljömedvetna deltagare.

Kontakta någon av oss!

Kontakta oss på
Travel Team

Daria Sjökvist Semunović

Kongresser

Analoga och digitala möten med många deltagare

Affärsresor

Bästa resan till bästa priset

Konferensresor

Kreativa möten i Sverige eller Världen

Event

Oförglömliga dagar och kvällar

Digitalt

Om travel team

Fyll i formuläret nedan så återkommer vi med en kostnadsfri offert

Du kan också ta kontakt med vår säljansvarig Karl direkt på +46704444910 eller maila karl@travelteam.se