10 tips för en lyckad kongress
Minutiös planering, pålitliga system och breda kontaktnät – vi listar våra bästa tips för att lyckas med ditt nästa stora möte.
1. Tänk på helhetsupplevelsen
Varje enskild detalj i en kongress är väldig för att pusslet ska gå ihop. Det är dock helheten som deltagaren kommer ihåg. Därför är det väldigt viktigt att mål och syfte genomsyrar hela mötet.
2. Ta hjälp av en kongressarrangör
En PCO tar hand om alla detaljer i mötet. Allt ifrån projektledning, anmälningar, rapporter, fakturering, budget, inköp underleverantörer, kundsupport mm. Värt varenda krona för dig som arrangör.
3. Börja din planering i god tid
Bokar du lokaler, bjuder in gäster och startar planeringen i god tid har du bättre förutsättningar att erbjuda en bra produkt och få fler deltagare.
4. Hitta rätt lokaler för ert möte
Viktigt att lokalerna är anpassade eller anpassningsbara för just ert syfte. Rätt storlek, rätt utrustning och rätt antal mötesrum är en förutsättning för att din gäst ska trivas.
5.Resor och logistik
Om du kan välja destination är det alltid en fördel att resan dit är enkel. Goda kommunikationer gör det lätt för deltagaren att vara med.
6. Rätt längd och tidpunkt för mötet
Se till att ditt möte inte krockar med något konkurrerande event, helgdag eller annan tidpunkt som gör att deltagaren inte kan komma.
7. Teknik och teknikstöd
ITa hjälp av proffs när det gäller teknik och produktion. Tekniken sätter upplevelsen och är avgörande för det som sker på scen.
8. Skapa checklistor
Inget får tappas bort. Skapa checklista och håll löpande koll på mötes alla delar. Detta gör annars den kongressbyrå du anlitar.
9. Vem är gästen?
Ibland måste miljö och måltider anpassas efter kongressens deltagare. Internationella gäster har ofta andra behov vad gäller mat/dryck. Även behov av tolk kan förekomma.
10. Träffas miljösmart
Många anläggningar jobbar idag med miljömärkning. Nu finns även möjligheten att miljöcertifiera hela ditt möte. Ett bra sätt att även locka miljömedvetna deltagare.