TRAVEL TEAM - DIN PERSONLIGA KONGRESSBYRÅ
STORA MÖTEN PROJEKTLEDNING TRYGGHET RÅDGIVNING DELTAGARHANTERING KOMMUNIKATION
Som professionell kongressarrangör (PCO) garanterar vi kompetens och trygghet genom hela processen.
Några utvalda kunder
Som en av Sveriges främsta kongressbyråer ligger vårt fokus på att erbjuda omfattande möteslösningar för olika organisationer, företag och offentliga institutioner. Vi tar hand om alla delar av mötesplaneringen och genomförandet med hjälp av vårt kompetenta och erfarna team, vilket gör oss till det självklara valet för både små och stora sammankomster, oavsett om det är i Sverige eller någon annanstans i Europa.
Våra tjänster inkluderar professionell projektledning kombinerat med effektivta administrativa system som ger er trygghet och förtroende genom hela planeringsprocessen. Vi är också stolta över att kunna erbjuda de senaste tekniklösningarna för att skapa moderna och mer miljövänliga mötesalternativ.
Som professionell kongressarrangör erbjuder vi mötestjänster såsom rådgivning, projektledning, sponsor- och utställarhantering samt deltagar- och ekonomihantering, mot föreningar, företag och statliga myndigheter.
Läs mer om våra tjänster nedan
I samarbete med våra uppdragsgivare fastställer vi mål inför mötet, upptäcker möjliga områden för förbättring, fastställer ekonomiska riktlinjer och skapar en strategisk plan.
Vi assisterar er genom hela planeringsprocessen, även när den är komplex och utmanande, och genom vår samlade erfarenhet leder vi er till välgrundade beslut i de olika ärenden som ni kommer att behöva hantera.
Våra system bidrar till en smidig registrering och effektiv administration av evenemanget. Vi skapar en webbanmälningssida där deltagarna elektroniskt kan anmäla sig. All kommunikation med deltagarna, inklusive svar på frågor, ändringar och avbokningar, hanteras via telefon eller e-post. Vi erbjuder alternativ för betalning av deltagaravgifter, både genom fakturering och kreditkort, och vi granskar veckovis utställda fakturor och påminner om betalningar. Inför själva evenemanget förbereder vi namnskyltar och eventuella biljetter till sociala aktiviteter.
Travel Team använder ett avancerat och beprövat online-system för att administrera det vetenskapliga programmet och ge stöd till den vetenskapliga kommittén. Kommittén får egna inloggningsuppgifter, vilket gör det enkelt att granska och godkänna varje enskilt abstract. Detta system möjliggör en strukturerad och effektiv hantering av inskickade abstracts, vilket underlättar en smidig och pålitlig vetenskaplig bedömning.
Vägen till ett lyckat arrangemang börjar redan vid uppstartsmötet.
När det kommer till att arrangera ett omfattande möte, är det en uppgift som kräver noggrannhet och hantering av en mängd olika aspekter. Genom att samarbeta med oss kan ni överlåta alla de administrativa detaljerna kring ert möte till oss och istället fokusera fullt ut på att utforma ett minnesvärt innehåll för ert program.
Vi tar på oss ansvaret för projektplaneringen, övervakar noga att projektet håller sig inom den tilldelade budgeten, och sköter all kommunikation och förhandlingar med leverantörer och evenemangsplatser. Efter att mötet har ägt rum, fortsätter vårt arbete med att utföra noggrann uppföljning och utvärdering.
Våra projektledare besitter de nödvändiga kvaliteterna som krävs för att framgångsrikt ta ett möte från planering till genomförande. De är välorganiserade, professionella, har en stark problemlösningsförmåga och är skickliga lagspelare. Deras öga för detaljer och förmåga att se helheten gör dem kapabla att förstå hur olika delar av ett projekt påverkar varandra.
Vi besitter omfattande erfarenhet inom skapandet av mötesbudgetar och utför sedan noggrann och kontinuerlig uppföljning. Vår process involverar en grundlig analys av samtliga kostnader och en bedömning av realistiska intäkter. I takt med att arbetet framskrider, reviderar vi budgeten för att återspegla deltagarintäkter och sponsor-/utställarbidrag, samtidigt som vi samråder med kunden för att hantera de nya förutsättningarna.
Vår tjänst inkluderar även ansvar för den löpande bokföringen av registrerade deltagaravgifter, sponsorbidrag och leverantörsfakturor. Vi tar hand om redovisningen av svensk moms i samband med mötets intäkter och kostnader, och vi sköter all nödvändig sammanställning, avstämning samt upprättande av momsdeklarationer.
Vi kan ta fram anpassade sponsor- och utställarpaket, göra inbjudningar, ta emot anmälningar, fördela plats för monteryta, ta fram planskisser och utställarförteckning. Och självklart sköter vi all kommunikation, fakturering och redovisning däremellan!
Din egenbrandade kongress-app
Samla all information som dina deltagare behöver i en app. Förutom att underlätta för besökaren blir det lättare för dig att hålla koll på vad som händer – när det händer.
Deltagarlistor
Hålltider
Biljetter & QR-koder
Program
Deltagarförteckning
Mentometer
Systemen för ett professionellt genomförande
Vi har alla system på plats för att arbetet med din kongress ska löpa så smidigt som möjligt.
Deltagarhantering
Från inbjudan till anmälan och uppföljning.
Fakturering
Deltagar- och leverantörs-fakturering på ett ställe.
Abstracts
Enkel och användarvänlig abstracthantering.
Kommunikation
Full kontroll på alla in- och utgående sms och mail.
Undersökningar
Smidig tillgång till enkätverktyg och statistik.
Offertförfrågan
Catherine Thorsell
catherine@travelteam.se
070-813 60 74
Sara Östman
sara@travelteam.se
072-314 96 66
Sofie Johnsson
sofie@travelteam.se
070-227 10 61
Karin Karlsson
karin@travelteam.se
010-188 25 00
Martina Käck
martina@travelteam.se
010-188 25 00