Vi kan kongresser och stora möten

Vi har ett professionellt team med många års erfarenhet av både nationella och internationella möten som hjälper er att nå – nej, överträffa – målen ni satt upp för er nästa kongress. Oavsett om du planerar för ett fysiskt, digitalt eller hybridmöte finns vi på plats från första till sista mötet – vi finns med er hela vägen!

Experter på det som inte syns

Som professionell konferensarrangör (PCO) erbjuder vi mötestjänster såsom rådgivning, projektledning, sponsor- och utställarhantering samt deltagar- och ekonomihantering, mot föreningar, företag och statliga myndigheter.

Vill du slippa huvudansvaret för logi- och lokalbokning, deltagarfakturering, leverantörskommunikation och ekonomisk administration? Bra, då blir våra projektledare glada.

Projektledning

Vägen till ett lyckat arrangemang börjar redan vid uppstartsmötet. Här sätts mål, syfte och en plan för hela genomförandet. Och tack vare att vi sköter all ekonomi kan vi se till att allting görs på rätt sätt i rätt tid.

Deltagarhantering

Vill du slippa huvudansvaret för logi- och lokalbokning, deltagarfakturering, leverantörskommunikation, registreringssystem, eventsida och ekonomisk administration? Bra, då blir våra projektledare glada.

Sponsorer och utställare

Vi kan till exempel ta fram anpassade sponsor- och utställarpaket, göra inbjudningar, ta emot anmälningar, fördela plats för monteryta, ta fram planskisser och utställarförteckning. Och självklart sköter vi all kommunikation, fakturering och redovisning däremellan!

Digitala möten

Föredrar du ett helt digitalt möte? Med eller utan studio? Eller kanske en hybridlösning? Vi är experter på att skapa anpassade lösningen utifrån dina behov och önskemål – och att lösa alla praktiska frågor som uppstår på vägen.

Abstract & reseservice

Allt du tänker att du skulle vilja ha hjälp med när det kommer till abstracthantering: inbjudan till sessionsförslag, förberedelse av sessionsprogram och manuskript. Och hela paketet av reseservicetjänster: hotellbokningar, reseersättningar, utbetalning av arvoden och all form av VIP- och talarhantering.

Teknik & kommunikation

När upplevelsen står i fokus är effektiv kommunikation och innovativa tekniska lösningar ett måste för varje lyckat möte. Vi har kompetensen, kontakterna och tekniken för att skapa rätt känsla för just er kongress.

Din egenbrandade kongress-app

Samla all information som dina deltagare behöver i en app. Förutom att underlätta för besökaren blir det lättare för dig att hålla koll på vad som händer – när det händer.

Deltagarlistor

Hålltider

Biljetter och QR-koder

Program

Deltagarförteckning

Mentometer

Systemen för ett professionellt genomförande

Vi har alla system på plats för att arbetet med din kongress ska löpa så smidigt som möjligt.

Deltagarhantering

Från inbjudan till anmälan och uppföljning.

Fakturering

Deltagar- och leverantörs-fakturering på ett ställe.

Abstracts

Enkel och användarvänlig abstracthantering.

Kommunikation

Full kontroll på alla in- och utgående sms och mail.

Undersökningar

Smidig tillgång till enkätverktyg och statistik.

Att projektleda ett event

Som projektledare är vi din spindel i produktionsnätet. Från första uppstartsmöte till sista ekonomiska avstämning ansvarar vi för kontakten med arrangörsgruppen, anläggningen, hotellen, restaurangerna, artisterna, tryckeriet samt övriga inblandade parter i kongressen. Vår uppgift är även att se till att andra har koll på sina tilldelade uppgifter, allt för att skapa en så bra helhet som möjligt. Sist men inte minst ansvarar din projektledare för evenemangets ekonomi – från deltagarfakturering och leverantörsfakturor till den ekonomiska sammanställningen.

Produktionsledning

Deltagarhantering

Transporter

Logistik

Lokaler

Hotellbokningar

Ekonomi

Kommunikation

10 tips för en lyckad kongress

Minutiös planering, pålitliga system och breda kontaktnät – vi listar våra bästa tips för att lyckas med ditt nästa stora möte.

Tänk på helhetsupplevelsen
Varje enskild detalj i en kongress är väldig för att pusslet ska gå ihop. Det är dock helheten som deltagaren kommer ihåg. Därför är det väldigt viktigt att mål och syfte genomsyrar hela mötet.
1
Ta hjälp av en kongressarrangör
En PCO tar hand om alla detaljer i mötet. Allt ifrån projektledning, anmälningar, rapporter, fakturering, budget, inköp underleverantörer, kundsupport mm. Värt varenda krona för dig som arrangör.
2
Börja din planering i god tid
Bokar du lokaler, bjuder in gäster och startar planeringen i god tid har du bättre förutsättningar att erbjuda en bra produkt och få fler deltagare.
3

Miljöcertifiera din kongress

Det innebär att vi hanterar avfall, transporter, energi, livsmedel, boenden, administration, kommunikation och socialt ansvarstagande. Vill du vara säker på att din kongress eller konferens möter ställda krav – hör av dig till oss så berättar vi mer.

Vill du se våra 10 bästa tips?

Fyll i fälten nedan så berättar vi.

Kongresser

Analoga och digitala möten med många deltagare

Affärsresor

Bästa resan till bästa priset

Konferensresor

Kreativa möten i Sverige eller Världen

Event

Oförglömliga dagar och kvällar

Digitalt
Om travel team

Kontakta oss på
Travel Team